1. Fatturazione Elettronica
Dal 1 gennaio 2019 le tue fatture dovranno essere emesse esclusivamente attraverso degli strumenti telematici che, comunicando direttamente con l'Agenzia delle Entrate,
si occuperanno per tuo conto di inoltrare le fatture al tuo destinatario. Anche i tuoi fornitori dovranno utilizzare un medesimo sistema, pertanto dovrai attrezzarti
per essere in grado, non solo di inviare, ma anche di ricevere le loro fatture.
La fattura elettronica è appunto un file di testo (in formato XML), contenente le medesime
informazioni che inseriresti in una fattura cartacea, che viene inoltrato al cosiddetto Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate che, una volta verificato
che il contenuto sia corretto, lo consegnerà al tuo cliente.
Diventa pertanto fondamentale dotarsi di strumenti comodi, rapidi, personalizzati sulle proprie esigenze, che possano rendere agevole e comodo il passaggio da una fattura
tradizionale alla fattura elettronica.
Anche se può sembrare solo un ulteriore adempimento per le imprese, a nostro parere occorre approcciare alla fatturazione elettronica con una diversa filosofia, sicuramente positiva.
Infatti si parla spesso di digitalizzazione delle imprese come approccio per conseguire risparmi.
Sai quanto costa mediamente emettere una fattura cartacea? Uno studio Infocert ha dimostrato che emettere una fattura cartacea costa alle imprese tra i 3 e i 9 € a fattura, mentre
l'intero ciclo ordine-pagamento ha un costo tra i 25 e i 65 € (si pensi a materiale di consumo, carta, toner, manodopera, buste, bolli, spedizione, mobilia e spazio per archiviazione).
Pertanto la fatturazione elettronica, anche se porterà qualche disagio iniziale come è sempre accaduto per tutte le innovazioni introdotte nell'ambito della contabilità, deve essere
vista come una opportunità per essere più efficienti ed efficaci (minori costi, minori tempi, minori risorse umane dedicate all'attività).
E' per questo motivo che Enterprise Lab ha investito mesi e mesi di lavoro per farsi trovare pronta per questo adempimento: abbiamo una soluzione da proporti che renderà comoda, rapida e
professionale la gestione dell'adempimento.
Ti proponiamo di aderire al nostro servizio erogato tramite piattaforma web denominato "Segreteria Telematica". Essendo una piattaforma web, pratica, sicura, disponibile H24, potrai
accedere da qualsiasi parte del mondo, basta una semplice connessione internet. Addirittura potrai utilizzare i nostri sistemi anche da cellulare (emettere fatture elettroniche da cellulare
sarà possibile e semplicissimo!). Abbiamo cercato di semplificare tantissimo l'adempimento, fornendoti strumenti che ti consentiranno di emettere fatture in pochi secondi (il processo
di fatturazione può anche durare meno di 10 click) e che ti avvisano di qualsiasi evoluzione ci sia stata sulle fatture inviate e ricevute.
Sappi che per noi è importante che il processo della fatturazione elettronica porti dei vantaggi per tutti, anche ad esempio per i tuoi commercialisti, che come vedrai nell'apposita sezione
potranno direttamente scaricarsi le fatture dal sistema, facendoti risparmiare contatti, consegne e quant'altro necessario per metterlo in condizione di registrare le tue fatture.
2. Segreteria telematica: Personal assistant
Ovviamente la fattura porta con sé alcuni oneri che è giusto che tu conosca:
- l'Agenzia delle Entrate controlla le tue fatture, quindi non potrai commettere più errori di coerenza su contenuti, importi, aliquote IVA, ma anche sui dati fiscali (es. se il tuo cliente ha fornito una partita IVA errata, la fattura non potrà essere emessa) si apre una nuova circostanza: la fattura viene controllata dall'Agenzia delle Entrate e potenzialmente scartata, e tu devi monitorare tale processo (la fattura è emessa solo se accettata, e lo saprai entro 5 giorni dalla trasmissione in Agenzia delle Entrate)
- l'Agenzia delle Entrate ti notifica la consegna delle fatture al destinatario o l'impossibilità di consegna (se il suo canale di ricezione non è reperibile) dovrai monitorare gli esiti delle fatture che invii
- l'Agenzia delle Entrate ti invierà le fatture dei tuoi fornitori tramite tale Sistema di Interscambio dovrai costantemente monitorare i tuoi sistemi per capire se hai ricevuto fatture dai tuoi fornitori
- le fatture elettroniche (acquisti ed emesse) vanno conservate per 10 anni presso operatori italiani certificati, quando riceverai dei controlli ispettivi non potrai esibire il cartaceo ma dovrai consegnare le fatture elettroniche ti occorre uno strumento valido, sicuro, professionale che ti garantisca tale conservazione in maniera semplice
E' evidente che su questi passaggi l'imprenditore medio italiano soffrirà l'adempimento! Infatti noi non crediamo che il problema sarà emettere le fatture, ma piuttosto controllare le varie fasi successive del processo. In effetti già oggi l'imprenditore molto spesso utilizza il pc per compilare ed emettere una fattura, pertanto non crediamo che troverà difficoltà nell'utilizzare software (nostri o di terzi) che lo supportino nell'emettere fatture, ma per il successivo monitoraggio? L'imprenditore non ha tempo per controllare, monitorare le fatture, entrare continuamente nel software per vedere se le fatture sono state acquisite correttamente oppure no, se ha ricevuto nuove fatture ecc.. Per questo motivo noi ti proponiamo un software interattivo, non freddo, e specificamente acquistando i nostri servizi "assumerai" un'assistente personale che ti assisterà e comunicherà con te, una esperienza di interazione tra l'uomo e le macchine che ti impressionerà. Alla ricezione di notifiche dall'Agenzia delle Entrate noi entriamo in contatto nel modo che tu riterrai più opportuno:
- notifiche mail
- notifiche sms
- telefonata
Vogliamo sottolineare l'ultima funzionalità: la telefonata! Siamo infatti proprietari di un software unico nel suo genere che emula una "segretaria robot" che ti telefona su numero fisso o cellulare (all'orario da te desiderato, o in alternativa puoi essere tu a chiamarla) e ti aggiorna sulla presenza di nuove notifiche giornaliere. Un esempio di chiamata potrebbe essere:
"Oggi hai ricevuto una fattura dalla ditta Cartolibreria di Mario Rossi per un importo di 10 € con causale vendita penne"
Immagina di essere aggiornato quotidianamente dalla tua collaboratrice! Nulla sfuggirà e la fattura elettronica sarà un adempimento che ti consentirà di efficientare ulteriormente la tua attività. La segreteria telematica è interattiva, potrai comandarla con la voce o digitando i tasti del cellulare.
E questo è solo l'inizio! In futuro la segreteria telematica potrà svolgere ruoli in altre aree aziendali, quale l'area marketing (attività promozionale, comunicazione aziendale, proposte commerciali, promemoria scadenza servizi), l'area amministrativa (es. solleciti di pagamento, recupero crediti in genere), l'area operativa (avvisi, istruzioni e comunicazioni ad impiegati ed operai).
3. Strumenti di conservazione
E' importante che tu sappia che le fatture elettroniche andranno conservate digitalmente per 10 anni. E' un'attività che deve essere svolta da professionisti del settore, esperti in conservazione sostitutiva. Infatti in fase di ispezione di un ente pubblico, o come prova in un processo civile es. contro il tuo cliente, devi esibire le fatture elettroniche. I nostri strumenti ti consentono di banalizzare tale attività: senza bisogno di tuo intervento, noi conserveremo automaticamente e gratuitamente le fatture, mentre tu avrai un comando dal quale scaricare le fatture conservate ed esibirle. Tuttavia abbiamo pensato che la conservazione fosse qualcosa di più importante della nostra relazione commerciale.
4. Rapporti col commercialista
Una delle questioni più critiche affrontate durante le riunioni che abbiamo tenuto con gli operatori interessati al nostro
software riguarda proprio i rapporti tra le imprese e i propri commercialisti. Rapporti fatti di continui contatti, spesso
dovuti alla consegna delle fatture da registrare in contabilità. Ebbene, attraverso il nostro servizio ciò non sarà più necessario.
Il nostro servizio è pensato anche per aiutare e supportare il tuo commercialista.
Il commercialista sarà avvisato della presenza di nuove fatture all'interno della piattaforma e avrà un accesso esclusivo ai tuoi
dati, limitatamente alla possibilità di scaricare le fatture elettroniche. Infatti i più noti programmi di contabilità utilizzati
dai commercialisti consentiranno di caricare direttamente al loro interno i nostri file delle fatture elettroniche, con un risparmio
di tempi ed efficienza per tutti i soggetti coinvolti. Quando il commercialista scarica le fatture, il sistema rileva questa attività
per cui potrai sempre rassicurarti, senza bisogno di chiamarlo e verificare, sul fatto che abbia scaricato quelle fatture oppure no.
Ma non finisce qui: proprio per agevolare i consulenti fiscali noi ci mettiamo gratuitamente a loro disposizione per sviluppare dei
report e dei prospetti stampabili che possano consentire loro di avere evidenza di quante e quali fatture sono state scaricate.
Infatti i commercialisti avranno bisogno di strumenti per controllare se l'importazione delle fatture è avvenuta correttamente e
procedere con la effettiva registrazione contabile di ciascuna di esse, pertanto i nostri prospetti li aiuteranno a tenere sotto
controllo una procedura che fino a poco tempo fa veniva effettuata "carte alla mano".